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Secretaría Administrativa

Instituto de Química, UNAMOrganizaciónSecretaría Administrativa
Instituto de Química, UNAMOrganizaciónSecretaría Administrativa
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Secretaría Administrativa

La Secretaría Administrativa del Instituto de Química cuenta con un marco institucional determinado por los diferentes niveles del Gobierno Universitario, como partes interesadas relevantes y estratégicas. En particular, coadyuva con la Secretaría Administrativa de la UNAM, en el cumplimiento de los proyectos y programas estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional, relacionados con el ámbito administrativo, tales como: Planear, organizar y establecer los sistemas, normas y procedimientos tendientes a optimizar los recursos humanos, financieros y materiales asignados a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones del Instituto.

Funciones

  • Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual del Instituto.
  • Verificar la correcta aplicación y registro de los recursos económicos destinados al Instituto.
  • Informar al Titular del Instituto sobre el gasto y disponibilidad de los recursos asignados a la dependencia, así como de las actividades que se desarrollan en cada una de las áreas que integran la Secretaría Administrativa.
  • Acordar con el Director de manera periódica para informar de los avances en el cumplimiento de las actividades encomendadas.
  • Elaborar y mantener actualizada la plantilla del personal adscrito al Instituto.
  • Tramitar las coberturas de plazas vacantes de base y de confianza, así como solicitar su cobertura a las instancias competentes.
  • Verificar que se lleven a cabo los movimientos del personal autorizados, así como las incidencias, sanciones, estímulos, etc., a que se hicieron acreedores los trabajadores del Instituto.
  • Vigilar que los servicios de mantenimiento a vehículos, transporte, correspondencia, limpieza, etc., que soliciten las áreas que integran el Instituto, se proporcionen adecuada y oportunamente.
  • Establecer los controles necesarios para el resguardo y custodia de los bienes de activo fijo del Instituto, conforme a la normatividad institucional.
  • Supervisar que el inventario de activo fijo se encuentre actualizado.
  • Control de vales de entrada y salida de equipo y mobiliarios de la Institución.
  • Atender los lineamientos establecidos por la Administración Central.
  • Organizar, sistematizar, elaborar e implantar procedimientos y sistemas de trabajo que redunden en el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales del Instituto.
  • Mantener actualizado el Sistema de Gestión de la Calidad y aplicar su metodología.
  • Asegurar que toda la información necesaria para realizar la revisión de la dirección a nivel institucional se genere oportunamente.
  • Transmitir al personal administrativo la importancia de cumplir con los requisitos de los usuarios, legales y reglamentarios a través de los mecanismos establecidos a nivel institucional.
  • Preparar y presentar el material requerido para realizar la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.
  • Preparar la información sobre el resultado de los indicadores relativos a los procesos administrativos y enviarlos a la DGSA.
  • Facilitar el desarrollo de auditorías internas y al Sistema de Gestión de la Calidad.

    Coordina departamentos y servicios:

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